Het sales ritme uitwerken

In de stap hiervoor heb je het sales proces langs plan/do/check/act in kaart gebracht. Nu is het zaak om alle daarin benoemde sales (management) taken in een vast ritme te zetten.

Waarom is dat ritme nu eigenlijk zo belangrijk? Enkele redenen:

	Uit onderzoek blijkt dat mensen over het algemeen niet goed in staat zijn om veel zaken tegelijk of door elkaar heen te doen. Ze verliezen dan het overzicht, ze worden minder efficiënt, de stress neemt toe, de kwaliteit loopt sterk terug en ze beleven er zelf bovendien minder plezier aan.
	Als mensen zich daarentegen langere tijd kunnen focussen op 1 activiteit, dan neemt de focus toe en komen ze in een ‘flow’. En dit zorgt voor sterk betere prestaties. Vergelijk dit met een marathon loper: die moet eerst enkele kilometers opwarmen voordat hij in een ‘cadans’ raakt. Als je activiteiten dus kort ‘tussen de bedrijven door’ doet dan doe je dit dus altijd in de opwarmperiode en presteer je nooit optimaal.

Hoe kun je nu de sales (management) taken een goede vaste structuur geven langs een optimaal ritme? Hieronder vind je een voorbeeld van hoe een sales afdeling zich moet organiseren om een optimaal sales proces te kunnen uitvoeren met maximale netto sales tijd voor de verkopers:

Sales ritme actie	Input en tools	Proces en deadline	Ritme en betrokkenen
1. Marktbewerkings- plan team opstellen	Marktbewerkings- plannen, accountplannen	December; revisie per kwartaal	Ieder kwartaal (SM en verkoper)
2. Maandplan totaal team maken	Misser analyse kansenplan, concurrentie analyse, maandpalnnen verkoper's	Vrijdag voor start maand gereed en aan de verkoper sturen	Maandelijks (SM)
3. Sales meeting maandplan (start en evaluatie)	Sales meeting manual	Eerste maandag- ochtend van de maand (opstart) en eerste maandag ochtend na de maand (evaluatie)	Maandelijks (SM, verkopers en binnendienst)
4. Sales meeting	Sales meeting manual	Wekelijk op maandagochtend	Wekelijks (SM, verkopers en binnendienst)
5. Rapportages aan SM	Sales meeting manual, sales boost, maandplan	Op vrijdag alle rapportages versturen aan sales manager	Wekelijks (SM en verkoper)
6. Coaching	Coaching manual	Iedere vrijdag heeft TM bilateralen met verkoper (ieder verkoper komt eens per 2 weken aan bod)	Wekelijks (SM en verkoper)
7. Joint visit coaching	Coaching manual, maandplan, bilateralen	Iedere dinsdag en donderdag met minimaal 2 verkopers per dag	Maandelijks plannen (SM en verkopers)
8. Misser analyse	Misser analyse	Binnendienst levert output op donderdag	Wekelijks (SM en binnen)
9. Bilateraal	Sales meeting manual, accountplan, maandplan	Iedere maandagmiddag (eerste van de maand: maandplan)	Wekelijks (SM en commercieel directeur)
10. Sales management meeting	Agenda beheer door sales manager	Iedere eerste vrijdagmiddag van de maand	Maandelijks (alle SM's en commercieel directeur)
11. Modulaire trainingen door de team manager	Training manual	Nader te bepalen	Nader te bepalen
12. Sales Boost	Sales Boost document	Iedere woensdagochtend	Wekelijks (SM en verkoper)

Bovenstaand voorbeeld kun je op hoofdlijnen ook grafisch maken zodat de verkopers een goed overzicht krijgen van hun weekritme: wanneer moet ik wat doen?

Maandag	Dinsdag	Woensdag	Donderdag	Vrijdag
Verkoopoverleg		Belboost		Coaching
Weekplanning				Administratie
				Weekplanning
				Mediaplanning
	Voorbereiden	gesprekken
	Verkoop	gesprekken
	Joint	Visits
	Verslag	legging

In het volgende artikel gaan we nader in op het meten van de inspanningen en output om grip te krijgen op het ritme en te leren van de ervaringen uit het verleden.

Mike Hoogveld