Succesvol implementeren van optimale structuur

We hebben in vorig artikel bekeken hoe je kunt bepalen hoe het organigram kwalitatief en kwantitatief moet worden ingevuld. Dit vormt echter slechts een onderdeel van de vele acties die moeten worden ondernomen om te komen tot een optimale structuur (zie de vragen in het eerste artikel).

Al die acties tezamen kunnen ervoor zorgen dat je het overzicht verliest. Daarom is het zaak om zo gestructureerd mogelijk te werk te gaan. Het is een intensief veranderingstraject, waarbij het noodzakelijk is om te beginnen met het einde in gedachte en op basis daarvan de tussenstappen te formuleren.

Het stappenplan als basis voor het verandertraject

Hieronder vind je een voorbeeld checklist die in chronologische volgorde staat. Zorg er bij het toepassen voor dat je de verschillende actiepunten SMART koppelt aan verantwoordelijken met een maatwerk inhoud en planning.

Onderwerp	Actie
Verantwoordelijkheid	• Instellen van een project groep die verantwoordelijk is voor een succesvolle implementatie. • De project groep maakt gericht gebruik van ondersteuning en expertise uit het “veld”. • De projectgroep rapporteert aan een stuurgroep.
Klant- en productverantwoordelijkheid en afbreuk risico van centrale planning	• Toewijzen en organiseren klant- en productverantwoordelijkheid voor alle producten en doelgroepen. • Positie informatie management en andere relevante stafdiensten bepalen. • Profiel productverantwoordelijke maken • Kandidaten selecteren • Implementatieplan opstellen met betrekking tot inrichten Centrale planning
Functieprofielen	Akkoord op inhoud en functie titel van de profielen: • Commercieel directeur • Sales manager • Team manager • Key account manager • AM – senior t/m junior • Verkoper – senior t/m junior • Verkoop ondersteuning • Ordering • Planning
Weging van nieuwe functies	Inpassen in functiehuis van: • Commercieel directeur • Sales manager • Key accountmanager • Teamleider • Verkoop ondersteuner • Planner
Loopbaan	• Uitwerken verschillende loopbaanpaden • Uitwerken criteria voor doorstroom: duur, prestaties, opleiding, ervaring etc.
Beloning	• Inventariseren huidige beloningsvormen • Vaststellen wenselijkheid van nieuwe beloningsvormen, onder andere variabele beloning • Inventariseren mogelijkheden voor nieuwe beloningsvormen binnen CAO • Ontwerp nieuwe beloningsvormen
Voorbereiding en procedures	• Afstemmen procedure rondom selectie op kwaliteit/herplaatsing / benoeming / interne sollicitatie procedure / belangstelling registratie/ boventalligheid en aanzegging ontslag • Ouderen regelingen • Sociaal plan
Labellen van leidinggevende niveaus	Voor Commercieel directeur, Sales managers en Teamleiders: • Labellen kwantiteit en kwaliteit huidige leidinggevenden en potentiële leidinggevenden in relatie tot nieuwe profielen en Goal uitgangspunten • Mogelijkheid tot interne herplaatsing in kaart brengen indien men niet voldoet aan criteria. • 1e selectie en indeling mits men voldoet aan profiel en beschikt over de kwaliteiten. • Voorbereiden werving van kandidaten indien er vacatures zijn op deze niveaus. • In kaart brengen aantal boventalligen (veranderde functie en niet geschikt) op leidinggevend niveau • Afstemmen procedure rondom herplaatsing / benoeming / interne sollicitaties en aanzegging ontslag
Labellen bezetting buitendienst per segment	Per segment de kwantitatieve en kwalitatieve bezetting van de buitendienst in kaart brengen in relatie tot het aantal formatie plaatsen. • Mogelijkheid tot interne herplaatsing in kaart brengen. Bv. Verkoopleiders in een senior Verkoopfunctie • 1e indeling maken rekening houdende met LIFO aspecten en focus op maximale invulling geven aan kwalitatieve criteria • In kaart brengen aantal boventalligen buitendienst • Afstemmen procedure rondom herplaatsing / benoeming / interne sollicitaties en aanzegging ontslag
Labellen bezetting “kantoren”	• Berekenen welke bezetting nodig is om de huidige kantoren operationeel te houden. • Resterend aantal FTE’s beoordelen op kwaliteiten mbt interne herplaatsing -> V.O. of ordering • 1e indeling maken rekening houdende met LIFO aspecten en focus op maximale invulling geven aan kwalitatieve criteria • In kaart brengen aantal boventalligen • Afstemmen procedure rondom herplaatsing / benoeming / interne sollicitaties en aanzegging ontslag
Labellen bezetting “binnendienst”	• Per segment de kwantitatieve en kwalitatieve bezetting van de binnendienst in kaart brengen in relatie tot het aantal formatie plaatsen. • Mogelijkheid tot interne herplaatsing in kaart brengen • 1e indeling maken rekening houdende met LIFO aspecten en focus op maximale invulling geven aan kwalitatieve criteria • In kaart brengen aantal boventalligen binnendienst • Afstemmen procedure rondom herplaatsing / benoeming / interne sollicitaties en aanzegging ontslag
Overleg OR	Toelichting op voorgenomen besluit met betrekking tot nieuwe indeling en beloning sales organisatie.
Inlichten Leidinggevenden	Toelichting op voorgenomen besluit met betrekking tot nieuwe indeling en beloningsales organisatie: • toelichting van de stappen in het proces • Individuele gesprekken conform eerder afgesproken procedures rondom herplaatsing, belangstelling registratie, afvloeiing.
Inlichten medewerkers	• Zie vorige stap
Indienen advies aanvraag	Advies aanvraag naar OR betreffende nieuwe sales organisatie en beloning
Start herinrichting sales organisatie	• Proefdraaien en fine tunen • Indeling van de Verkoopteams in segmenten, werken met de segmentering. • Benoemen leidinggevenden. • Benoemen V.O. • Voorbereiden van de plaatsing van de binnendienst onder operatie
Formele start nieuwe organisatie	Omschakeling naar nieuwe organisatie, mits proefdraaien dit toelaat.

Succes met implementeren!

Mike Hoogveld
Benno Mallee