Sales Acceleratie Management - tools bouwen voor de CHECK fase

Deze fase in het proces heeft als doel om inzicht te krijgen in waar de verbetermogelijkheden liggen in de kwaliteit van de verkopers en de effectiviteit van hun tijdsbesteding. De CHECK fase bestaat uit het invullen van het sales dashboard, opstellen van rapportages, uitvoeren van analyses en samenstellen prospectlijsten.

Invullen sales dashboard

Waarom het sales dashboard invullen?
Om de resultaten te optimaliseren is het nodig om de verkopers zich steeds verder te laten verbeteren en te sturen op inspanningen (zie ook het artikel van vorige maand). Daarvoor is het voor henzelf en de sales manager noodzakelijk om inzicht te krijgen in wat ze goed doen en wat beter kan. Door het gedisciplineerd invullen van het sales dashboard ontstaat een duidelijk beeld van hun beschikbaarheid, de effectiviteit van hun tijdsbesteding en hoe succesvol ze zijn in het maken van afspraken en sluiten van orders etc. Dit geeft de sales manager een startpunt om zijn verkopers te coachen op verbeterpunten en de verkopers van elkaar te laten leren.

Als de lead time van offertes wat langer is, kan het dashboard ook uitgebreid worden met een ‘funnel’ functie: door aan de offertes het bedrag en de slagingskans te koppelen, krijg je zo inzicht in de toekomstige omzet.

Hoe vullen we een sales dashboard in en welke tools zijn hierbij nuttig?

De sales manager vult de targets in vanuit het maandplan. Daarna moet hij met de verkopers afspreken welke kerncijfers hij hoe en wanneer wil ontvangen. Dit kan bijvoorbeeld dagelijks per SMS: 10 3 2 1 10.000 – 4 1 1 0 0 (klanten: aantal telefoontjes, gesprekken, offertes, orders en omzet – prospects: idem).

Opstellen rapportages

Waarom stellen we rapportages op en welke zijn nuttig?
Om optimaal te kunnen coachen en grip te houden op het sales proces is het nodig om diverse rapportages op te stellen. Dit stelt zowel de commercieel directeur en de sales manager als de verkopers in staat om kritisch te kijken naar de inspanningen en resultaten en zo de kwaliteit en het rendement te verhogen.

In het algemeen is het nuttig als de sales manager onderstaande rapportages opstelt en verstuurt:

	Rapportage		Process en deadline (voorbeeld)
	Maandplan totaal team met daarin alle aspecten: omzet, KPI’s, geplande sales meetings, trainingen, joint visits		Maandag na de start van de nieuwe maand
	Sales meeting notulen langs vast format		Elke dinsdag na de maandag ochtend meeting
	Sales dashboard		Elke maand maandplannen invoeren (planning/target). Elke week calls, visits, orders en omzet invoeren (resultaat).
	Sales boost omzetresultaten		Maand na de betreffende sales boost

Analyse uitvoeren

Waarom voeren we analyses uit?
Om als sales manager de kwaliteit van de verkopers en de effectiviteit van hun inspanningen te optimaliseren is het nodig om op basis van het salesdashboard goed te kijken naar de aantallen, ratio’s etc. De uitkomsten van deze analyse vormen input voor de 1-op-1 coaching gesprekken waarin gestructureerd kan worden gewerkt aan het verbeteren van specifieke vaardigheden.

Hoe voeren we analyses uit en welke tools zijn hiervoor nuttig?
Het sales dashboard toont op individueel niveau permanent de status van de voor coaching relevante aantallen en ratio’s. De interpretatie en vertaalslag hiervan wordt opgepakt tijdens de coaching sessies.

Samenstellen prospectlijsten

Waarom stellen we prospectlijsten samen?
New business is noodzakelijk om het verloop onder bestaande klanten te compenseren en te groeien in omzet. Daarom is het nuttig om prospects gestructureerd te bewerken.

Hoe stellen we prospectlijsten samen en welke tools zijn daarbij nuttig?
Vanuit verschillende bronnen kun je prospects identificeren:


	De misser analyse (zichtbaar gemiste opdrachten)
	Het overzicht van inactieve klanten
	Het kansenplan
	Adresbronnen zoals: Kamer van Koophandel, Gouden Gids, Telefoongids, Google, belangen-/brancheverenigingen etc.

Deze prospects vult de verkoper in op zijn bellijst en van daaruit gaat hij ze gestructureerd benaderen.

Mike Hoogveld